Едно важно условие за добрата работа на фирмите е ефективно разпределение на задачите във времето. Това е основния параметър, който трябва да се подобри ако искаме да постигнем по-голяма ефективност на фирмата като цяло. Опитът ми показва, че това е едно от най-слабите неща в днешните дружества. За да подобрим този критерии е най-добре да използваме методи от 21 век. Съществуват редица софтуерни системи, които служат за така нареченото управление на проекти. Ще ви разкажа на кратко за тях и ще ви препоръчам една, две.

Представете си следния сценарии. Имаме програмист и шеф. Той трябва да каже на служителя си какво да прави. В най-общия случай се изпраща email със задачи. Работата се забавя и шефа се изнервя, защото не знам до къде са стигнали нещата. Пише email на програмиста. Получава се забавяне докато го прочете, забавяне докато обясни ситуацията, изпраща го и пак имаме забавяне докато шефа го прочете. Сега да погледнем друг сценарии. Програмиста свършва по-бързо с работата и трябва да изпрати email на шефа с нови задачи. Получаваме забавяне докато го напише, изпрати и съответната страна прочете и отговори. В този модел имаме изключително много излишни интерации и моменти, в който някоя от страните изчаква. И в случая говорим само за един програмист, а както ще стане ако са двама или пет или десет.

Нека сега разгледаме друг сценарии. Шефа си сипва сутрешното кафе, сяда пред компютъра, логва се в системата, въвежда задачите за деня, определя им приоритет, разпределя ги на хората и готово. Програмиста си сипва сутрешното кафе, прочита си задачите и започва да работи, като си отмята свършеното. Шефа е спокоен, защото знае точно какво се случва. Програмиста е доволен, защото не го прекъсват по 20 пъти на ден за отчет и може по-лесно да си разпредели работата. Ето това е модерния сценарии на 21 век.

Ако искате да постигнете това във вашата фирма, не ви трябва повече от 10 минути. Сваляте си някой от многото налични софтуери – Collabtive, phpGroupWare или някой подобен. Качвате го на сървъра на който е поместен и фирменият ви сайт, инсталирате и готово. Животът ви става доста по-лесен.